很多老闆剛開始創業時，可能會覺得：「公司是我的，公司的錢不就是我的錢嗎？」
因此，實務上常會看到老闆先刷自己的信用卡幫公司買東西、請客戶把貨款匯到私人帳戶，甚至直接用公司帳戶支付自己的信用卡費。
雖然都是老闆在處理，但從會計的角度來看，公司與老闆個人的資金還是要分清楚。
即使公司是由老闆100%持有，公司帳戶也不應該當成自己的私人帳戶使用。
情況一：老闆先拿自己的錢幫公司付錢
公司剛成立時，手上的資金可能還不充裕。例如老闆先拿自己的5萬元，幫公司買電腦、付房租或購買辦公用品，這種情況其實很常見。
在會計上，可以依實際情況透過「股東往來」等適當科目記錄這筆款項，反映公司與股東之間的資金往來。
日後公司再將這5萬元返還給老闆時，也要有相對應的帳務紀錄。
相關的發票、收據、刷卡紀錄或匯款紀錄也要記得保留，才能確認實際支付的內容及用途。
不過，如果老闆不是偶爾替公司代墊費用，而是長期或大額提供公司資金，就不能只用「股東往來」一筆帶過，還是要依實際情況釐清這筆錢究竟屬於股東借款、增資或其他性質，再做適當的帳務處理。
情況二：公司的錢進到老闆私人帳戶
另一個常見的情況，是老闆為了方便，直接請客戶把貨款匯到自己的私人帳戶。
例如公司銷售商品10萬元，即使客戶實際將款項匯入老闆的私人帳戶，也不會因此變成老闆個人的收入，帳務上仍應依實際交易情形認列為公司的營業收入。
如果經常透過私人帳戶收取公司的款項，不只容易造成帳務混亂，後續還要逐筆確認哪些款項屬於公司、哪些屬於個人，也會增加整理及核對的困難。
因此，公司收取的款項最好直接匯入公司帳戶，公司支出的款項也盡量由公司帳戶支付。
情況三：老闆拿公司的錢支付自己的生活費
反過來，如果老闆拿公司的錢支付自己的私人支出，也要特別注意。
例如公司帳戶裡有50萬元，老闆因為需要繳10萬元的個人信用卡費，就直接從公司帳戶付款。如果這10萬元屬於老闆的私人消費，帳務上就不能直接列為公司的費用。
像是購買個人衣物、家庭聚餐、小孩學費、私人旅遊等，都是常見的私人支出。即使是由公司帳戶付款，也不代表可以列為公司的營業費用。
如果公司確實代股東支付私人款項，帳務上應依實際情況記錄公司與股東間的資金往來，而不是直接把這些支出放進公司的費用。
公私帳務分開，不只是為了報稅
公司與個人的資金如果長期混在一起，影響的不只是報稅，也會讓公司的帳務失去原本應有的功能。
假設公司今年實際賺了100萬元，但老闆平常把家庭生活費、旅遊費及其他私人消費都混在公司帳裡，帳面上的費用就可能無法正確反映公司的經營狀況。
反過來，如果老闆經常用自己的錢替公司支付費用，卻沒有留下紀錄，公司的成本、費用及資金狀況也可能不完整。
因此，創業初期就把公司與個人的帳戶分開使用，公司的收入進公司帳戶、公司的支出由公司帳戶支付；如果老闆與公司之間確實有資金往來，再依實際情況留下紀錄並保留相關憑證。
把公私帳務分清楚，不只是讓報帳方便一點，更重要的是讓公司的帳真正反映公司的經營狀況。
